– Сегодня речь о том, как правильно раздать задачи, чтобы работа была сделана качественно.
Делегировать полномочия нужно только тогда, когда вы видите, что в коллективе есть человек, который справится с задачей.
Причины передать часть нагрузки могут быть следующими:
- Вы хотите внести разнообразие в работу своего подчиненного
- Вы хотите дать импульс развитию сотрудника или готовите заместителя, преемника
- У вас есть более важные и срочные управленческие задачи
- У вас остается слишком мало времени для того, чтобы думать и принимать управленческие решения
Есть ряд вопросов, которые нельзя делегировать. Ни при каких обстоятельствах не стоит отдавать рядовым сотрудникам:
- Решения, связанные со стратегическим развитием компании
- Кадровые решения (найм, увольнение, ротация, распределение вознаграждения)
- Дисциплинарные решения (наказания, штрафы)
- Контроль за важными бизнес-процессами
- Задачи, сопряженные с большим риском для стабильной работы компании
- Задачи, связанные с работой с конфиденциальной информацией
- Личные просьбы вышестоящего руководителя или клиента
Если ваш подчиненный – линейный менеджер, тогда вы естественным образом передаете ему часть управленческих полномочий в рамках его зоны ответственности. Но исполнителям этот круг задач отдавать нельзя.
?
Как правильно выбирать того, кому и что делегировать
Независимо от того, насколько хорошо вы знаете своих подчиненных, я рекомендую делать анализ каждый раз, когда вы решаете вопрос – кому отдать задачу?
Анализ предполагает взвешивание альтернатив по определенным критериям. По каждому сотруднику нужно задать себе ряд вопросов:
- Компетенция. Есть ли у человека опыт выполнения аналогичных задач? Есть ли у него необходимые способности, знания и навыки?
- Мотивация. Будет ли ему интересна эта работа? Могу ли я мотивировать его?
- Загруженность. Есть ли у него время для выполнения этого задания? Есть ли у меня возможность перераспределить его нагрузку?
- Развитие. Может ли эта работа помочь сотруднику в достижении его целей? Нужно ли мне выявлять его способности к этой работе?
Делегируйте тому, кто лучше всего соответствует этим критериям.
Как правильно делегировать полномочия
Последовательность действий при делегировании может быть такой:
- Сформируйте список задач, которые вы планируете поручить.
- Четко сформулируйте для себя ЧТО вы должны делегировать, КОГДА и КАК это лучше сделать. Выбор времени и способа постановки задачи особенно важен, поскольку повлияет на качество ее понимания сотрудником и, соответственно, результат. То есть задачу нужно ставить в тот момент, когда подчиненного ничего не будет отвлекать и он сможет понять ее суть правильно.
- Определите лучшего исполнителя, который способен справиться с задачей и мотивирован на выполнение этой работы.
- Подумайте как вы могли бы поощрить хорошее выполнение поручения.
- Оцените все риски делегирования и постарайтесь их снизить.
- Поставьте задачу, обсудите с сотрудником ее суть и объем работы, объясните значимость вашего поручения.
- Поделитесь с исполнителем своими наработками и опытом, чтобы лучше подготовить его к выполнению этой работы. Важно чтобы сотрудник не столько запомнил суть задания, сколько понял почему он должен его выполнить. Для этого нужно пояснять, почему нужно сделать именно так или к этому сроку.
- Определите, какие полномочия понадобятся сотруднику, чтобы решить задачу и предоставьте необходимые ресурсы.
- Консультируйте и контролируйте сотрудника в процессе работы. Даже если вы привыкли считать его компетентным и ответственным, то в выполнении новой для себя работы он может допустить ошибки. Уделяя внимания исполнителю, вы сможете снизить вероятность их появления.
- Оцените результаты и наградите сотрудника. Даже если в первый раз итоги вас не устроят, поблагодарите его за то, что взял на себя ответственность. Проанализируйте причины неудачи и примите решение – стоит ли в будущем отдавать эту работу именно ему.
При делегировании важно определить случаи, когда сотрудник может принимать решения сам, а также составить список коллег, с которыми ему нужно контактировать. Необходимо пресекать попытки переделегирования: когда сотрудник пытается переложить работу на руководителя или другого специалиста.
Очень важно то, как вы поговорите с подчиненным, которому собираетесь что-то поручить. Почувствуйте разницу между вариантами:
Признак того, что вы говорите правильно – у сотрудника возникает желание выполнить ваше поручение.
Чем еще можно мотивировать сотрудника при делегировании
Список такой:
- Новыми интересными задачами или уменьшением доли рутины
- Более высоким уровнем ответственности
- Возможностью получить новый опыт/знания
- Подготовкой к более высокой должности, возможностью проявить себя в новой роли
- Возможностью получить дополнительное вознаграждения/надбавку/ повысить оклад
- Повышением статуса в коллективе
- Получением дополнительных льгот или привилегий (отгул, график работы, право выбирать задачи и т.п.)
И еще. Делегирование – это один из способов удержания талантливых инициативных сотрудников, а не только возможность высвободить время руководителя. Поэтому даже если у вас очень много свободного времени – есть причина задуматься о делегировании.
